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Arbeitsnachweise per Sprache mit KI. Schnell und korrekt

Bauleistungen auf der Baustelle erfassen. Per WhatsApp oder Telegram. Ihr Team spricht, NachweisMeister dokumentiert: Tätigkeiten, Aufmaß und Fotos. Gezielte Rückfragen zu Ort, Gewerk und Menge, bis alles sitzt.

Mehrsprachig erfassen, im Design Ihrer Firma, sofort versandfertig inkl. Kundenunterschrift.

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Wir sind für Sie da. Nicht erreichbar? Wir rufen umgehend zurück.

Auf welcher Baustelle warst du heute?

0:40
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Verstanden! Du warst auf der Baustelle:

📍 Ort: Hamburger Straße 2, 22676 Hamburg

👷 Team: Mit Peter W.

🔨 Arbeit: 4 m² Fliesen im Bad verlegt

⏰ Zeit: 8:00 - 17:00 Uhr (1h Pause)

Welche Art Fliesen habt ihr verwendet?

0:21
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✓ Nachweis komplett!

Feinsteinzeug 30x60 cm erfasst. PDF wird erstellt...

Mehrsprachig auf der Baustelle

Für die Baustelle

Mitarbeiter erfassen. Per Sprache, Foto, GPS.

Das Bauteam dokumentiert auf der Baustelle. Anwesenheit, Standort und Tätigkeit gehen direkt ins System.

Was NachweisMeister kann

Nachweise

Leistungsnachweise, Regiescheine, Abnahmeprotokolle, Stunden- und Materialnachweise, Instandhaltungs- und Reparaturnachweise, Schadensaufnahmen. Für Baustelle, Wartung und Betrieb.

Aufmaß & KVA-Auslesen

KVA-Positionen werden hinterlegt und abgefragt. Der Mitarbeiter gibt die verbrauchten Mengen ein: Material, Stunden, Geräte. Alles fließt in die Abrechnung.

Fotos zuordnen

Fotos auf der Baustelle aufnehmen oder hochladen. NachweisMeister ordnet sie dem passenden Nachweis zu und speichert sie als Teil der Dokumentation.

Zählerstände festhalten

Strom- und Wasserzähler mit Wert, Einheit und Zeitstempel erfassen, auf Wunsch mit Foto. Verbräuche bleiben prüfbar.

Aufgaben vorgeben

Der Vorarbeiter legt fest, welche Bereiche fotografiert werden müssen. Das System erinnert das Team an fehlende Fotos.

Instandhaltung nachweisen

Wartungs- und Instandhaltungsarbeiten am Maschinenpark werden dokumentiert: Zeitstempel, Techniker, durchgeführte Maßnahme, Zustand. Prüffähige Nachweise sind jederzeit abrufbar.

Schadensaufnahme

Schäden werden auf der Baustelle dokumentiert: Beschreibung per Sprache, Fotos und Standort. Das System fragt nach Ort, Ursache und Umfang. Versicherungstauglicher Nachweis ist sofort fertig.

Reparaturdokumentation

Reparaturen werden festgehalten: was war defekt, welches Ersatzteil verbaut, wie lange gedauert. Mit Foto vor und nach der Reparatur. Geht zur Rechnung oder ins Wartungsprotokoll.

GPS: Baustelle erkannt

Der Mitarbeiter sendet seinen Standort per WhatsApp oder Telegram. NachweisMeister ordnet die Baustelle zu.

Korrekturen per Sprache

„Nein, eigentlich von 8 bis 16.“ NachweisMeister erkennt die Korrektur und überschreibt den alten Wert. Per Sprachnachricht im selben Chat.

Revisionssicher abgelegt

Jeder Nachweis ist revisionssicher dokumentiert. Als PDF in Ihren Systemen oder per Schnittstelle in Abrechnung, ERP und Projektsystem.

So läuft's im Detail

Auf welcher Baustelle warst du heute?

0:40
J

1 · Vor Ort erfassen

Das Bauteam spricht die Leistung ein: Gewerk, Tätigkeit, Baustelle, Datum, Menge (m², lfm, Stk.), Material und Gerät.

Verstanden! Du warst auf der Baustelle:

📍 Hamburger Str. 2, Hamburg

👷 Mit Peter W.

🔨 4 m² Fliesen verlegt

⏰ 8:00 - 17:00 Uhr

Welche Art Fliesen?

2 · Nachfragen klären

System fragt nach: LV-Position, genaue Lage (Raum oder Bereich), Mengen und Maße, Mängel oder Nachträge, bis alles vollständig ist.

0:21
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✓ Nachweis komplett!

Feinsteinzeug 30x60 cm erfasst. PDF wird erstellt...

3 · Nachweis fertig

PDF im Firmenlayout, mit Logo, Kopfzeile, sauberer Tätigkeitsliste und Fotos vom Baufortschritt.

Nachweismeister.de

Arbeitsnachweis #2024-1201

Baustelle: Hamburger Str. 2
Mitarbeiter: Jens, Peter W.
Tätigkeit: Fliesen verlegen
Menge: 4 m²
Material: Feinsteinzeug 30x60
PDF Export

4 · Ablegen & versenden

Automatisch ins Netzlaufwerk, Google Drive oder Nextcloud. Optional per E-Mail an Bauleitung, Auftraggeber oder interne Verteiler.

NachweisMeister ist branchenunabhängig. Ob Maler, Elektriker, Trockenbau, Wartung oder Industrie, NachweisMeister passt sich an jede Tätigkeit und jeden Nachweistyp an. Die folgenden Beispiele zeigen, wie unterschiedlich das aussehen kann.

Heute Wohnzimmer in der Mozartstraße 14 weiß gestrichen. 9 bis 13 Uhr, halbe Stunde Pause.

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Wieviele Liter Farbe hast du verbraucht?

8

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✓ Danke! Der Nachweis wurde erstellt und verschickt.

Für die Verwaltung

Chef, Bürokraft, Bauleiter: alle Daten beisammen

Auswertungen, Unterschriften, KVAs und Stempeln. Per WhatsApp oder Telegram.

Kundenunterschrift digital

Der Endkunde unterschreibt am Handy über einen Link. Bauleitung und Auftraggeber bekommen den signierten Nachweis.

Auswertungen & Dashboards

Stunden pro Mitarbeiter, Zeiten pro Baustelle. Monatsauswertung auf Anfrage. CSV-Export für die Lohnabrechnung.

Kommen und Gehen

Mitarbeiter melden Kommen und Gehen per Sprachnachricht. Auf Wunsch mit Standort. Urlaub und Krankheit ebenso. Monatlicher Excel-Export für die Bürokraft.

KVA hochladen, KI extrahiert

PDF-KVA hochladen, NachweisMeister liest die Positionen aus. Mitarbeiter melden danach Einzelverbräuche per Text oder Sprache. Geht in die Abrechnung.

Sehen, was Chef & Bürokraft im Browser sehen

Wir zeigen Ihnen das Admin-Panel live: Auswertungen, KVAs, Arbeitszeiten und Unterschriften.

Demo für Chef, Bürokraft oder Bauleiter anfordern

Was bringt's?

So funktioniert's

  1. Sprechen: Mitarbeiter schreibt oder spricht per WhatsApp oder Telegram
  2. Nachfragen: System klärt offene Punkte (Ort, Gewerk, Menge)
  3. Fertig: PDF im Firmenlayout
  4. Ablegen: Netzlaufwerk, Google Drive, Nextcloud oder per E-Mail

Schnittstellen

NetzlaufwerkGoogle DriveNextcloudE-Mail

Export & Abrechnung

Preise

Pakete für Teams und Selbstständige

Transparente Preise, monatlich kündbar. Alle Preise zzgl. MwSt. 15 % Rabatt bei Jahres-Vorauszahlung.

Starter

Für kleine Teams

€149

pro Monat

25 Nutzer inkl. · danach €8 pro Zusatznutzer

  • WhatsApp und Telegram
  • PDF im Firmenlayout
  • Foto-Dokumentation & GPS
  • Kundenunterschrift digital
  • Cloud-Ablage (Google Drive, Nextcloud)
  • E-Mail-Support
Demo anfragen
Beliebt

Plus

Für wachsende Betriebe

€199

pro Monat

35 Nutzer inkl. · danach €8 pro Zusatznutzer

  • Alles aus Starter
  • KVA-Auslesen mit KI
  • Auswertungen & Dashboards
  • Stempeluhr per WhatsApp oder Telegram
  • CSV-Export für Lohnabrechnung
  • Priority-Support per E-Mail
Demo anfragen

Professional

Für große Betriebe

€299

pro Monat

50 Nutzer inkl. · danach €7 pro Zusatznutzer

  • Alles aus Plus
  • Mandantentrennung
  • API-Anbindung & Webhooks
  • Persönlicher Ansprechpartner
  • Telefon-Support
  • SLA & AVV
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Solo

Für Selbstständige und Einzelunternehmer

€39 / Monat

1 Nutzer inkl. · danach €15/Nutzer

  • WhatsApp und Telegram
  • PDF im Firmenlayout
  • E-Mail-Support
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Mehr als 50 Nutzer oder On-Premise?

Wir schnüren Ihnen ein individuelles Paket inkl. On-Premise-Installation, eigenen SLAs und maßgeschneiderten Integrationen.

Individuelles Angebot anfragen

Sicherheit & Datenschutz

Made in Germany. DSGVO-konform. Auf Wunsch bei Ihnen im Haus.

On-Premise möglich

Auf Wunsch auf Ihrem eigenen Server. Die Daten verlassen Ihr Unternehmen nicht.

AES-256-Verschlüsselung

Sensible Zugangsdaten (Nextcloud-Passwort, Webhook-Secrets) werden verschlüsselt abgelegt.

Mandantentrennung

Jeder Kunde hat eigene Stammdaten und eine eigene Instanz. Die Daten der Firmen bleiben getrennt.

DSGVO-konform

AVV verfügbar. Es wird nur gespeichert, was benötigt wird.

Für wen ist NachweisMeister?

Alle, die Papier hinter sich lassen wollen

Wer Zettelwirtschaft durch eine digitale Lösung ersetzen möchte, spart Zeit, Aufwand und Fehlerquellen. NachweisMeister macht alle Nachweise sofort digital.

Bauunternehmen

Polier und Bauteam dokumentieren Leistungen auf der Baustelle. Die Daten gehen sofort in die Verwaltung.

Handwerksbetriebe

Elektriker, Installateure und Maler erfassen Tätigkeiten per Sprache und erhalten sofort ein druckfertiges Dokument.

Subunternehmer

Nachweise im Design des Auftraggebers. Mehrsprachig und immer vollständig. Weniger Rückfragen, schnellere Abrechnung.

Produzierende Unternehmen

Maschinenlaufzeiten, Instandsetzungen, Prüfprotokolle und Reinigungsnachweise werden am Gerät oder per Spracheingabe erfasst und lückenlos nachverfolgt.

Vertrauen & Sicherheit: DSGVO-konform. Daten auf Wunsch auf Ihrem Server. Made in Germany Alle nutzen WhatsApp oder Telegram bereits. Persönlicher Support per Telefon und E-Mail.

Häufige Fragen

Welche Sprachen werden unterstützt?

NachweisMeister erkennt fast 100 Sprachen, darunter Deutsch, Polnisch, Rumänisch, Türkisch, Ukrainisch, Arabisch, Russisch, Englisch, Französisch, Italienisch, Spanisch und Farsi. Der Nachweis wird immer auf Deutsch oder Englisch ausgegeben.

Wie kommt der Nachweis zum Kunden?

Per E-Mail, als Download oder automatisch in Ihr Netzlaufwerk, Google Drive oder Nextcloud, je nach Ihrer Einrichtung.

Ist NachweisMeister DSGVO-konform?

Ja. Auf Wunsch läuft NachweisMeister auf Ihrem eigenen Server. Alle Daten bleiben in Ihrer Hand.

Brauchen die Mitarbeiter eine App?

Nein. NachweisMeister läuft direkt in WhatsApp oder Telegram. Diese Apps haben Ihre Mitarbeiter ohnehin auf dem Handy.

Können Kunden den Nachweis unterschreiben?

Ja. Endkunden bekommen einen Link aufs Handy und unterschreiben digital. Der signierte Nachweis landet automatisch bei Bauleitung und Auftraggeber.

Können wir bestehende KVAs nutzen?

Ja. KVAs als PDF hochladen, die KI extrahiert die Positionen automatisch. Mitarbeiter melden danach nur noch die Einzelverbräuche.

Fragen? Demo gewünscht?

Wir sind für Sie da. Falls wir gerade nicht erreichbar sind, rufen wir umgehend zurück.

040 431 849 55 info@nachweismeister.de

Ratgeber für Baudokumentation

Praxiswissen zu Nachweisen, Aufmaß, Stunden und Abrechnung.

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