Allgemeine Geschäftsbedingungen (AGB) für die Nutzung von NachweisMeister

1. Anbieter und Geltungsbereich

1.1 Anbieter der Software „NachweisMeister" (nachfolgend „Software") ist die Paulibytes UG (haftungsbeschränkt), Paulsenplatz 2, 22767 Hamburg (nachfolgend „Anbieter"), eingetragen im Handelsregister des Amtsgerichts Hamburg unter HRB 157347, vertreten durch den Geschäftsführer Michael Wilke. Kontakt: info@nachweismeister.de, Telefon 040 431 849 55.

1.2 Diese AGB gelten für alle Verträge über die Nutzung der Software zwischen dem Anbieter und seinen Kunden (nachfolgend „Kunde").

1.3 Das Angebot richtet sich ausschließlich an Unternehmer im Sinne des § 14 BGB, juristische Personen des öffentlichen Rechts und öffentlich-rechtliche Sondervermögen. Ein Vertragsschluss mit Verbrauchern ist ausgeschlossen.

1.4 Abweichende, entgegenstehende oder ergänzende Geschäftsbedingungen des Kunden werden nicht Vertragsbestandteil, es sei denn, der Anbieter stimmt ihrer Geltung ausdrücklich schriftlich zu.

2. Vertragsgegenstand

2.1 NachweisMeister ist eine Software-as-a-Service-Lösung (SaaS) zur strukturierten Erfassung von Arbeits-, Leistungs- und sonstigen betrieblichen Nachweisen. Mitarbeitende des Kunden übermitteln Angaben per Sprachnachricht, Text oder Foto über unterstützte Kommunikationskanäle (z. B. Telegram, WhatsApp, Telefonie). Die Software wertet die Eingaben automatisiert aus, führt sie zu strukturierten Nachweisen zusammen und stellt diese über eine Verwaltungsoberfläche, als PDF-Export und über optionale Schnittstellen (z. B. Nextcloud, Webhooks, E-Mail) bereit.

2.2 Der konkrete Funktions- und Leistungsumfang, die Anzahl der Mandanten und Nutzer sowie etwaige Zusatzmodule ergeben sich aus dem jeweiligen Angebot bzw. der Auftragsbestätigung des Anbieters (nachfolgend „Einzelvertrag").

2.3 Der Anbieter stellt die Software über das Internet bereit. Eine Installation beim Kunden erfolgt nicht. Der Quellcode ist nicht Gegenstand des Vertrags.

2.4 Beta-Funktionen und als „experimentell" gekennzeichnete Funktionen werden ohne Gewähr für Funktionsumfang und Verfügbarkeit bereitgestellt. Sie können jederzeit geändert oder eingestellt werden.

3. Vertragsschluss

3.1 Die Darstellung der Software auf der Website stellt kein bindendes Angebot dar.

3.2 Der Vertrag kommt durch Annahme eines individuellen Angebots des Anbieters durch den Kunden oder durch Auftragsbestätigung des Anbieters zustande. Vergütung, Laufzeit, Kündigungsfristen und Leistungsumfang richten sich nach dem Einzelvertrag.

4. Verfügbarkeit und Wartung

4.1 Der Anbieter gewährleistet eine Verfügbarkeit der Software von 99 % im Jahresmittel am Übergabepunkt (Ausgang des Rechenzentrums des Anbieters).

4.2 Von der Berechnung der Verfügbarkeit ausgenommen sind Zeiten der Nichterreichbarkeit, die der Anbieter nicht zu vertreten hat, insbesondere:

• angekündigte Wartungsfenster (Ankündigung mindestens 24 Stunden im Voraus, in der Regel außerhalb üblicher Geschäftszeiten),
• Störungen oder Ausfälle von Diensten Dritter, die für die Leistungserbringung genutzt werden (insbesondere Messenger-Dienste wie Telegram oder WhatsApp, Telefonie-Anbieter sowie KI-Dienste, vgl. Ziffer 5),
• Störungen der Internet-Infrastruktur außerhalb des Verantwortungsbereichs des Anbieters,
• höhere Gewalt sowie
• Ausfälle, die durch pflichtwidriges Verhalten des Kunden verursacht wurden.

4.3 Der Anbieter behebt Störungen innerhalb angemessener Frist. Störungsmeldungen nimmt der Anbieter über die im Einzelvertrag genannten Supportkanäle entgegen.

5. Einsatz von KI-Diensten und Drittanbietern

5.1 Die Software nutzt zur Transkription von Sprachnachrichten und zur Extraktion strukturierter Daten Dienste von KI-Anbietern (derzeit insbesondere OpenAI und Google). Die dabei verarbeiteten Inhalte werden zum Zweck der Auswertung an diese Anbieter übermittelt. Details regelt die Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung (Ziffer 8).

5.2 Ergebnisse automatisierter Auswertung (insbesondere Transkriptionen, extrahierte Feldwerte und generierte Rückfragen) sind maschinell erzeugt und können Fehler enthalten. Der Kunde ist verpflichtet, generierte Nachweise vor der weiteren Verwendung, etwa gegenüber Auftraggebern, für die Lohnabrechnung oder zu Dokumentationszwecken, auf Richtigkeit und Vollständigkeit zu prüfen. Der Anbieter schuldet die Bereitstellung der Auswertungsfunktion, nicht die inhaltliche Richtigkeit einzelner automatisiert erzeugter Ergebnisse.

5.3 Die Nutzung der Kommunikationskanäle (z. B. Telegram, WhatsApp) setzt Konten bzw. Zugänge bei den jeweiligen Drittanbietern voraus, deren Nutzungsbedingungen der Kunde eigenverantwortlich einzuhalten hat. Der Anbieter hat keinen Einfluss auf Änderungen, Einschränkungen oder die Einstellung dieser Dienste. Entfällt ein Kanal aus Gründen, die der Anbieter nicht zu vertreten hat, bleibt der Vertrag im Übrigen unberührt. Der Anbieter wird sich um eine zumutbare Alternative bemühen.

6. Pflichten des Kunden

6.1 Der Kunde stellt die für die Einrichtung erforderlichen Angaben und Zugänge bereit (z. B. Bot-Token, API-Schlüssel, Zugangsdaten für angebundene Systeme) und hält diese aktuell.

6.2 Der Kunde behandelt Zugangsdaten (einschließlich Mandanten-Passwörter und Bot-Token) vertraulich und stellt sicher, dass nur berechtigte Personen Zugriff erhalten. Bei Verdacht auf Missbrauch informiert der Kunde den Anbieter unverzüglich.

6.3 Der Kunde ist für die Inhalte verantwortlich, die er und seine Mitarbeitenden über die Software übermitteln. Er stellt sicher, dass keine rechtswidrigen Inhalte übermittelt werden und dass die Nutzung nicht gegen Rechte Dritter verstößt.

6.4 Der Kunde ist als datenschutzrechtlich Verantwortlicher verpflichtet, seine Mitarbeitenden vor der Nutzung über die Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten durch die Software (einschließlich der Verarbeitung von Sprachaufnahmen und Fotos durch KI-Dienste, Ziffer 5) zu informieren und, soweit erforderlich, eine tragfähige Rechtsgrundlage (z. B. eine Betriebsvereinbarung) sicherzustellen.

6.5 Der Kunde prüft generierte Nachweise gemäß Ziffer 5.2 vor deren Verwendung.

6.6 Eine Überlassung der Software an Dritte außerhalb des eigenen Geschäftsbetriebs sowie eine Nutzung zur Erbringung von Dienstleistungen für Dritte (z. B. als Wiederverkäufer) bedarf der vorherigen schriftlichen Zustimmung des Anbieters.

7. Vergütung und Zahlung

7.1 Die Vergütung richtet sich nach dem Einzelvertrag. Alle Preise verstehen sich zuzüglich der jeweils gültigen gesetzlichen Umsatzsteuer.

7.2 Rechnungen sind, soweit im Einzelvertrag nicht abweichend geregelt, innerhalb von 14 Tagen nach Zugang ohne Abzug zahlbar.

7.3 Bei Zahlungsverzug ist der Anbieter nach vorheriger Ankündigung berechtigt, den Zugang zur Software zu sperren, bis der offene Betrag beglichen ist. Die Pflicht zur Zahlung der Vergütung bleibt von der Sperrung unberührt.

8. Datenschutz und Auftragsverarbeitung

8.1 Der Anbieter verarbeitet personenbezogene Daten des Kunden und seiner Mitarbeitenden als Auftragsverarbeiter im Sinne des Art. 28 DSGVO. Die Parteien schließen hierzu eine gesonderte Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung (AVV) einschließlich einer Liste der eingesetzten Subunternehmer (u. a. Hosting-Anbieter, KI-Dienste gemäß Ziffer 5).

8.2 Der Kunde bleibt für die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung verantwortlich (Art. 4 Nr. 7 DSGVO), insbesondere für die Erfüllung der Informationspflichten gegenüber seinen Mitarbeitenden.

8.3 Nach Vertragsende stellt der Anbieter dem Kunden dessen Daten auf Anforderung in einem gängigen, strukturierten Format zum Export bereit und löscht sie anschließend, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen. Die Anforderung ist innerhalb von 30 Tagen nach Vertragsende zu stellen.

8.4 Informationen zur Datenverarbeitung auf der Website enthält die Datenschutzerklärung.

9. Gewährleistung

9.1 Der Anbieter erbringt seine Leistungen nach dem Stand der Technik. Für Mängel der Software gelten die gesetzlichen Vorschriften des Mietrechts mit folgender Maßgabe: Die verschuldensunabhängige Haftung des Anbieters für bereits bei Vertragsschluss vorhandene Mängel (§ 536a Abs. 1 Alt. 1 BGB) ist ausgeschlossen.

9.2 Der Kunde zeigt Mängel unverzüglich und in nachvollziehbarer Form an und unterstützt den Anbieter in zumutbarem Umfang bei der Fehleranalyse.

10. Haftung

10.1 Der Anbieter haftet unbeschränkt für Vorsatz und grobe Fahrlässigkeit, für Schäden aus der Verletzung des Lebens, des Körpers oder der Gesundheit sowie nach den Vorschriften des Produkthaftungsgesetzes und im Umfang einer vom Anbieter übernommenen Garantie.

10.2 Bei einfach fahrlässiger Verletzung einer wesentlichen Vertragspflicht (Kardinalpflicht) ist die Haftung auf den vertragstypischen, bei Vertragsschluss vorhersehbaren Schaden begrenzt. Kardinalpflichten sind Pflichten, deren Erfüllung die ordnungsgemäße Durchführung des Vertrags überhaupt erst ermöglicht und auf deren Einhaltung der Kunde regelmäßig vertrauen darf.

10.3 Im Übrigen ist die Haftung des Anbieters ausgeschlossen.

10.4 Für den Verlust von Daten haftet der Anbieter im Rahmen der vorstehenden Absätze nur in dem Umfang, der auch bei ordnungsgemäßer, regelmäßiger Datensicherung durch den Kunden eingetreten wäre. Obliegt die Datensicherung vertraglich dem Anbieter, gilt dies für den Umfang, der bei ordnungsgemäßer Sicherung eingetreten wäre.

10.5 Die vorstehenden Haftungsbeschränkungen gelten auch zugunsten der gesetzlichen Vertreter, Mitarbeitenden und Erfüllungsgehilfen des Anbieters.

11. Vertraulichkeit

11.1 Die Parteien verpflichten sich, alle im Rahmen des Vertragsverhältnisses erlangten vertraulichen Informationen der jeweils anderen Partei vertraulich zu behandeln und nur für vertragliche Zwecke zu verwenden.

11.2 Die Pflicht gilt nicht für Informationen, die öffentlich bekannt sind, rechtmäßig von Dritten erlangt wurden oder aufgrund gesetzlicher Pflichten oder behördlicher Anordnung offenzulegen sind.

11.3 Die Vertraulichkeitspflicht besteht für die Dauer von drei Jahren nach Vertragsende fort.

12. Laufzeit und Kündigung

12.1 Laufzeit und ordentliche Kündigungsfristen ergeben sich aus dem Einzelvertrag.

12.2 Das Recht zur außerordentlichen Kündigung aus wichtigem Grund bleibt unberührt. Ein wichtiger Grund liegt für den Anbieter insbesondere vor, wenn der Kunde mit der Zahlung der Vergütung für zwei aufeinanderfolgende Abrechnungszeiträume in Verzug ist oder wiederholt gegen wesentliche Vertragspflichten (insbesondere Ziffer 6) verstößt.

12.3 Kündigungen bedürfen mindestens der Textform (z. B. E-Mail).

12.4 Für die Herausgabe und Löschung der Daten nach Vertragsende gilt Ziffer 8.3.

13. Änderungen der AGB

13.1 Der Anbieter kann diese AGB mit Wirkung für die Zukunft ändern, soweit die Änderung unter Berücksichtigung der Interessen des Kunden zumutbar ist und wesentliche Regelungen des Vertragsverhältnisses (insbesondere Leistungsumfang und Vergütung) nicht zum Nachteil des Kunden verändert werden.

13.2 Änderungen werden dem Kunden mindestens sechs Wochen vor Wirksamwerden in Textform angekündigt. Widerspricht der Kunde nicht innerhalb von vier Wochen nach Zugang der Ankündigung, gelten die geänderten AGB als angenommen. Auf diese Folge wird in der Ankündigung gesondert hingewiesen. Widerspricht der Kunde, wird das Vertragsverhältnis zu den bisherigen Bedingungen fortgesetzt. Beide Parteien können den Vertrag in diesem Fall zum Zeitpunkt des geplanten Wirksamwerdens der Änderung kündigen.

14. Schlussbestimmungen

14.1 Es gilt das Recht der Bundesrepublik Deutschland unter Ausschluss des UN-Kaufrechts (CISG).

14.2 Ausschließlicher Gerichtsstand für alle Streitigkeiten aus oder im Zusammenhang mit diesem Vertrag ist Hamburg, sofern der Kunde Kaufmann, juristische Person des öffentlichen Rechts oder öffentlich-rechtliches Sondervermögen ist.

14.3 Die Abtretung von Ansprüchen aus dem Vertrag bedarf der vorherigen schriftlichen Zustimmung der jeweils anderen Partei. § 354a HGB bleibt unberührt.

14.4 Sollten einzelne Bestimmungen dieser AGB unwirksam sein oder werden, bleibt die Wirksamkeit der übrigen Bestimmungen unberührt. Anstelle der unwirksamen Bestimmung gelten die gesetzlichen Vorschriften.

Paulibytes UG (haftungsbeschränkt) · Paulsenplatz 2 · 22767 Hamburg